Indicadores de Gestión Comercial Inmobiliaria

Este es un tema que no es del agrado de todos aunque la verdad es que no debería "molestarnos". A excepción de un sólo indicador y para el caso de agentes inmobiliarios independientes como dueños entéramente de su negocio, podríamos decir que no hay indicadores con cifras buenas, ni malas. La calificación de éxito de cada indicador dependerá de factores netamente personales por parte de cada Agente Inmobiliario, según la visión y proyección que desee para su propio negocio.

No obstante, como sin rentabilidad NO hay negocio y sin liquidez éste deja de existir, el indicador de COMISIONES deberá ser suficiente para las expectativas y necesidades de cada Agente. Éste será finalmente, el único indicador que definirá tu negocio como rentable y autosostenible, o no. Deberá ser, por tanto, suficientemente bueno, recurrente, predecible y creciente. Estamos en un negocio relacional que para ser "negocio" y subsistir en el tiempo, debe ser también transaccional y las COMISIONES son el resultado de tales transacciones.

Aclaro, no se necesita llevar registro de datos para todos los indicadores de desempeño que se exponen, pero hacerlo le permitirá CRECER MEJOR y a continuación veremos "el porqué" ...

POR QUÉ ES IMPORTANTE LLEVAR UN REGISTRO Y MANEJAR INDICADORES DE DESEMPEÑO?

Lo que no se mide no se controla y no se puede mejorar. Mucho menos se puede proyectar.

Así como las empresas conocen su rentabilidad a través de indicadores como el ROE, ROA Y ROI, los agentes inmobiliarios pueden aprovechar el uso de indicadores de gestión para conocer su eficiencia en los procesos comerciales, hacer seguimiento, evaluar su desempeño, tomar decisiones para mejorar y para proyectar resultados a futuro de manera predecible y creciente.

Una parte importante de quienes hemos desempeñado y/o desempeñamos hoy la actividad inmobiliaria, somos conscientes de que amamos lo que hacemos y hacemos lo que amamos. Por tanto, es nuestra decisión cuidar para nuestra vida la actividad que tanto amamos y nos reporta tanta satisfacción.

Si trabajamos para ser mejores cada día, cómo sabremos entonces que lo estamos "haciendo cada vez mejor" si no registramos los datos fuente que nos permitirán tener trazabilidad, conocer los indicadores y las variaciones relativas (%) correspondientes para facilitarnos la toma correcta de decisiones?

DECISIONES PARA LA SOSTENIBILIDAD, RENTABILIDAD, CRECIMIENTO Y FELICIDAD:

1. Para Identificar dónde están tus oportunidades de mejora individuales: para así poder decidir fortalecerte en habilidades y conocimientos en esas etapas específicas del proceso donde éstas se evidencian.

   Cuando grafiques los embudos comerciales para los dos primeros Procesos (Captación y Transaccional - se grafica sólo para éstos dos, de manera independiente y tanto para Venta Como para Arriendo) y veas que uno de éstos cambia abruptamente de un indicador al siguiente (sentido vertical de arriba hacia abajo), esto es, que el embudo se cierra demasiado de un indicador al siguiente, sabrás exactamente en qué parte del proceso habrás de trabajar para el fortalecimiento de habilidades y conocimientos. Será justo allí donde deberías enfocar tu entrenamiento para obtener más satisfacciones de tu progreso.

   Si trabajas en el tema inmobiliario la Venta y también Arriendo, como se expuso, se sugiere llevar registros independientes para sus respectivos indicadores de desempeño, porque hay diferencias entre los procesos comerciales de ambos. Igual al graficar los cuatro embudos: Venta y Arriendo, en los procesos de Captación y Transaccional.

2. Para Seguimiento, trazabilidad individual y fijarte retos específicos: Al ponderar los resultados podrás saber si los obtenidos para cada indicador individualmente considerado son suficientes o no, en términos del APORTE QUE HACEN AL LOGRO de tu objetivo, concepto o declaración de éxito. Te permiten comparar tu desempeño en el tiempo y conocer tu evolución individual de manera desglosada, para animarte y permitirte fijarte retos específicos.

   Esto es, si ante los resultados esperados en comisiones y ventas, debes hacer individualmente esfuerzos adicionales en temas particulares, como por ejemplo: elaboración de copy, toma de fotografías, segmentación en la pauta, hacer cambios en el mix de medios, posibles cambios en presupuestos en publicidad por medio, a través de qué medios obtener mejoras en la generación de leads, en perfilamiento de leads, en prospectación, en la atención en linea o atención presencial, en cómo mostrar los inmuebles, en negociación. En fortalecer habilidades para el cierre. En conocimientos legales. Si debes hacer mayor esfuerzo en Captación, en Transacciones o en Alianzas. Si debes darte oportunidad en el manejo de otras herramientas o plataformas o cambiarlas por completo. Si dependiendo de tu caso, se te está dando mejor en resultados el enfoque hacia Arrendamientos que hacia Ventas, si debes fortalecerte en algún tipo de inmueble en particular. En qué temas deberías buscar entrenamiento adicional o capacitación. Estos son sólo algunos ejemplos de decisiones a tomar, que se te facilitan cuando tienes métricas de tu desempeño.

   Conocer estas métricas te permitirá tomar medidas para mejorar tus procesos de ventas, marketing y financieros, principalmente.

3. Para Fortalecimiento de Equipos Comerciales: En el caso de equipos de ventas, los indicadores CONSOLIDADOS del equipo, por proceso, tanto para Captación como para Transacciones (Venta y Arriendo), indicarán las oportunidades de mejora del mismo y para su seguimiento. Información útil para el coach.

4. Para Proyectar resultados "predecibles" y "crecientes" de Equipos de Ventas: En este caso, los indicadores de gestión sirven también para tomar decisiones en relación con la determinación de METAS COMERCIALES y, eventualmente, los parámetros sobre los cuales se ponderarán los rendimientos para definir el COMPONENTE VARIABLE DE LA REMUNERACIÓN de equipos comerciales. Información útil para la Dirección Comercial.

   Ésto de la "remuneración" lógicamente dependerá del tipo de acuerdo entre la inmobiliaria y los agentes, dado que en la mayoría de los casos no media un contrato laboral como tal. Un contrato laboral se configura legalmente como tal, independientemente de si ha quedado por escrito o no, cuando se dan tres elementos: Subordinación, Cumplimiento de Horarios y Pagos periódicos recurrentes.

Entonces, ahora si, vamos a nuestros indicadores sugeridos:

ESCRIBE TU DECLARACIÓN DE LO QUE CORRESPONDE O SIGNIFICA OBTENER EL ÉXITO PARA TÍ EN TU ACTIVIDAD Y PLASMA TU OBJETIVO DE MANERA CUALITATIVA Y CUANTITATIVA PARA EL AÑO EN CURSO

1. INDICADORES DE GESTIÓN COMERCIAL:
1. INDICADORES DE PROCESO DE CAPTACIÓN:
• Contactos: Número promedio de contactos de captación semanales, por mes, por trimestre y por semestre. Discriminado tanto para captaciones de venta como de arriendo. Comparativo vs mismo mes, trimestre y semestre del año anterior y versus el presupuesto del año en curso, con sus variaciones relativas (%)
• Prospectos: Número promedio de leads de captación evaluados y perfilados por semana, por mes, por trimestre y por semestre. Discriminado tanto para captaciones de venta como de arriendo. Comparativo vs mismo mes, trimestre y semestre del año anterior y versus el presupuesto del año en curso, con sus variaciones relativas (%)
• Visitas de captación: Número promedio de prospectos de captación atendidos (leads calificados favorablemente o viables) por semana, por mes, por trimestre y por semestre. Discriminado tanto para captaciones de venta como de arriendo. Comparativo vs mismo mes, trimestre y semestre del año anterior y versus el presupuesto del año en curso, con sus variaciones relativas (%)
• Propuestas entregadas: Número promedio de ACMs de captación y Convenios de Comercialización presentados para firma a propietarios por semana, por mes, por trimestre y por semestre. Discriminado tanto para captaciones de venta como de arriendo. Comparativo vs mismo mes, trimestre y semestre del año anterior y versus el presupuesto del año en curso, con sus variaciones relativas (%)
• Captaciones cerradas: Número promedio de Captaciones realizadas por semana, por mes, por trimestre y por semestre. Discriminado tanto para captaciones de venta como de arriendo. Comparativo vs mismo mes, trimestre y semestre del año anterior y versus el presupuesto del año en curso, con sus variaciones relativas (%)
2. INDICADORES DE PROCESO TRANSACCIONAL (CIERRES):
• Contactos: Número promedio de contactos de potenciales compradores y tomadores directos semanales, por mes y por semestre. Discriminado tanto para inmuebles correspondientes a captaciones propias como para inmuebles en alianza y tanto para transacciones de venta como de arriendo.
• Prospectos: Número promedio de leads de compradores directos evaluados y perfilados por semana, por mes y por semestre. Discriminado tanto para inmuebles correspondientes a captaciones propias como para inmuebles en alianza y tanto para transacciones de venta como de arriendo.
• Conversion de Prospectos: Número promedio de prospectos de compradores directos atendidos que vieron al menos un inmueble del inventario (leads calificados favorablemente o viables que se convirtieron en una o más visitas) por semana, por mes y por semestre. Discriminado tanto para inmuebles correspondientes a captaciones propias como para inmuebles en alianza y tanto para transacciones de venta como de arriendo.
• Visitas: Número promedio de visitas realizadas semanales, mensuales y semestrales. Discriminado tanto para inmuebles correspondientes a captaciones propias como para inmuebles en alianza y tanto para transacciones de venta como de arriendo.
• Ofertas: Número promedio de ofertas recibidas de compradores directos atendidos (prospectos) por mes y por semestre. Discriminado tanto para inmuebles correspondientes a captaciones propias como para inmuebles en alianza y tanto para transacciones de venta como de arriendo.
• Ventas: Número promedio de ventas concretadas a compradores directos atendidos (prospectos) por mes y por semestre. Discriminado tanto para inmuebles correspondientes a captaciones propias como para inmuebles en alianza y tanto para transacciones de venta como de arriendo.
• Número promedio de visitas realizadas por prospecto (media de inmuebles mostrados por prospecto) tanto para transacciones de venta como de arriendo.
• Métricas de total de visitas por tipo de transacción (Venta-Arriendo) por semana, por mes y por semestre.
• Métricas de total de visitas por tipo de Propiedad tanto para transacciones de venta como de arriendo, por semana, por mes y por semestre.
• Métricas de visitas por sector geográfico (barrio, localidad, ciudad) tanto para transacciones de venta como de arriendo, por semana, por mes y por semestre.
• Volumen en ventas: Esta métrica te permite evaluar el volumen de ventas que has realizado en un período determinado. Es importante conocer esta métrica para evaluar el rendimiento de tu negocio y establecer objetivos realistas para el futuro.
• Tiempo de venta: Esta métrica te permite evaluar el tiempo que tardas en cerrar una venta.
3. INDICADORES DE INVENTARIO (CARTERA DE INMUEBLES EN COMERCIALIZACIÓN)
• Total de Captaciones Propias mensuales y acumuladas con sus variaciones relativas (%)
• Total Inmuebles comercializados en Alianza mensuales y acumulados con sus variaciones relativas (%)
• Composición (Residenciales vs Comerciales, Composición por cada tipo de inmueble como bodegas, locales, oficinas, consultorios, lotes, etc, En Arriendo vs Venta, Urbanas vs Rurales, Locales vs Otras Ciudades, VIS vs No VIS, Nuevas vs Usadas)
4. EFECTIVIDAD COMERCIAL DE VISITAS:
• Número promedio de contactos por cada visita
• Número promedio de visitas por cada venta
• Número promedio de visitas por cada oferta
• Número promedio de ofertas por cada venta
2. INDICADORES FINANCIEROS:
1. INGRESOS: COMISIONES BRUTAS RECIBIDAS

• Promedio por mes, trimestre, por semestre y año corrido, comparativo vs mismo mes, trimestre y semestre del año anterior y versus el presupuesto del año en curso, con sus variaciones relativas (%)

  Esto significa que es importante que para cada año que comienza establezcas cuál será ese número, ese valor presupuestado para cada mes de ingresos brutos en comisiones.

2. GASTOS VS PRESUPUESTO:

• Valor mensual de gastos en Publicidad mensuales, trimestrales, semestrales y año corrido, versus presupuesto, con sus variaciones relativas (%)

  Valor mensual de gastos en Transporte mensuales, trimestrales, semestrales y año corrido, versus presupuesto, con sus variaciones relativas (%)

• Valor de gastos en Seguridad Social
• Valor de pagos en Impuestos y otros

3. INGRESOS NETOS

   Comisiones brutas recibidas - Total Gastos mensuales, trimestrales, semestrales y año corrido, versus presupuesto, con sus variaciones relativas (%)

3. INDICADORES DE MARKETING Y EFECTIVIDAD PUBLICITARIA:

   Los KPIs o Key Performance Indicators, son métricas que se utilizan para monitorear y evaluar la efectividad de las acciones de marketing y publicidad que se están ejecutando, permiten entender el retorno de la inversión y el cumplimiento de los objetivos de negocio.

   Las métricas de marketing son importantes para evaluar el rendimiento de tus esfuerzos de marketing y tomar decisiones informadas para mejorar tus resultados. Algunas de las métricas de marketing más importantes son:

   • Número de leads: Esta métrica te permite evaluar el número de leads que has generado en un período determinado. Es importante conocer esta métrica para evaluar el rendimiento de tus esfuerzos de marketing y establecer objetivos realistas para el futuro.
   • Tasa de conversión de leads: Esta métrica te permite evaluar la tasa de conversión de tus leads en ventas. Es importante conocer esta métrica para identificar áreas de mejora en tu proceso de ventas y tomar medidas para mejorar la tasa de conversión.

   • Costo por lead: Esta métrica te permite evaluar el costo que has incurrido por cada lead generado. Es importante conocer esta métrica para evaluar la rentabilidad de tus esfuerzos de marketing y tomar medidas para reducir el costo por lead.

     Dependiendo de si estás pautando en redes sociales, portales inmobiliarios u otros medios, existen indicadores específicos para cada medio:

     1. Métricas de efectividad publicitaria en redes sociales
        • Alcance: Esta métrica mide el número de personas que han visto tu anuncio en redes sociales. Es importante conocer esta métrica para evaluar el alcance de tu anuncio y su impacto en la audiencia.
        • Frecuencia: Esta métrica mide el número de veces que tu anuncio ha sido visto por una persona en redes sociales. Es importante conocer esta métrica para evaluar la efectividad de tu anuncio y evitar la saturación de la audiencia.
        • Clics: Esta métrica mide el número de clics que ha recibido tu anuncio en redes sociales. Es importante conocer esta métrica para evaluar la efectividad de tu anuncio y su capacidad para generar interés en la audiencia.
        • Tasa de conversión: Esta métrica mide el número de conversiones que ha generado tu anuncio en redes sociales, como la descarga de un folleto o la solicitud de información adicional. Es importante conocer esta métrica para evaluar la efectividad de tu anuncio y su capacidad para generar acciones concretas de la audiencia.
     2. Métricas de efectividad publicitaria en portales inmobiliarios
        • Impresiones: Esta métrica mide el número de veces que tu anuncio ha sido visto en un portal inmobiliario. Es importante conocer esta métrica para evaluar el alcance de tu anuncio y su impacto en la audiencia. No todos los portales inmobiliarios reportan esta información.
        • Clics: Esta métrica mide el número de clics que harecibido tu anuncio en un portal inmobiliario. Es importante conocer esta métrica para evaluar la efectividad de tu anuncio y su capacidad para generar interés en la audiencia. No todos los portales inmobiliarios reportan esta información.
        • Contactos: Esta métrica mide el número de contactos que has recibido a través de tu anuncio en un portal inmobiliario, como solicitudes de información o visitas a la propiedad. Es importante conocer esta métrica para evaluar la efectividad de tu anuncio y su capacidad para generar acciones concretas de la audiencia.
        • Tasa de conversión: Esta métrica mide el número de conversiones que ha generado tu anuncio en un portal inmobiliario, como la solicitud de una visita a la propiedad o la firma de un contrato de arrendamiento. Es importante conocer esta métrica para evaluar la efectividad de tu anuncio y su capacidad para generar acciones concretas de la audiencia.

Para calcular estas métricas, es importante tener en cuenta los datos que proporcionan las plataformas publicitarias, dependiendo del medio que uses, como Facebook Ads o Google Ads, portales, así como los datos de seguimiento de tu sitio web o landing page. También es importante establecer objetivos claros para tu campaña publicitaria y evaluar regularmente el rendimiento de tus anuncios para tomar medidas y mejorar su efectividad.

En conclusión, las métricas son una herramienta fundamental para cualquier agente inmobiliario que quiera evaluar el progreso de su negocio y tomar decisiones informadas para mejorar su desempeño. Las métricas de ventas, marketing, financieras y satisfacción del cliente son algunas de las métricas más importantes que debes conocer y registrar para evaluar el desempeño de tu negocio.

Por su parte, las métricas de efectividad publicitaria son fundamentales para evaluar el rendimiento de tus anuncios en redes sociales, portales inmobiliarios y otros medios, y tomar medidas para mejorar su efectividad y generar acciones concretas de la audiencia. Conocer estas métricas te permitirá tomar decisiones informadas y mejorar el retorno de inversión de tus campañas publicitarias.

No te asustes al leer lo anterior. Es muy fácil llevar el registro. Una hoja de excel bastará y te tomará como máximo 2 minutos diarios diligenciarlo, y formulado de tal de manera que lleve un acumulado semanal, mensual, trimestral y semestral, calcule los indicadores y hasta grafique simultáneamente el embudo de ventas para los indicadores de captación y venta. Existen muchos otros indicadores, pero éstos representan aquellos que consideramos más importantes.

Llevas tú algún registro de tu actividad y tienes conocimiento de tus indicadores de gestión comercial que te permitan evaluar tu desempeño?